Role grupowe w zespole
(1)Jak to jest z podejmowaniem ról grupowych?
Kiedy grupa ludzi staje w obliczu potrzeby wykonania jakiegoś zadnia, jej członkowie na ogół zaczynają się zastanawiać, w jaki sposób zorganizować realizację tego zadania, jak się podzielić jego wykonaniem, co robić wspólnie a co oddzielnie, kto za co weźmie odpowiedzialność itd. Mało kto myśli wówczas, że jest to równocześnie początek podejmowania ról w grupie, związanych z wykonaniem tego zadania. Role grupowe najkrócej można zdefiniować jako rodzaj ról społecznych, które podejmujemy w małych grupach. Tworząc nowy zespół, poznając nowe osoby, w sposób bardziej lub mniej świadomy, zajmujemy „jakąś” pozycję, zaczynamy się „jakoś” zachowywać, prezentujemy „jakieś” własne cechy. Jednym słowem – zaczynamy odgrywać jakąś rolę. Stajemy się aktorami na scenie życia tej grupy, a owo „jakieś” funkcjonowanie wyznacza naszą rolę. To, w jaki sposób zaistniejemy w danej grupie czy zespole zależy w dużej mierze od naszych cech, predyspozycji, oczekiwań, przyzwyczajeń oraz wcześniejszych doświadczeń. Mają na nią również wpływ takie czynniki zewnętrzne oczekiwania innych członków grupy wobec nas, a także wszelkie formalne tytuły czy pełnione dotychczas funkcje. Role pełnione w zespole mogą być dwojakiego rodzaju: formalne i nieformalne. Pierwsze z nich w większym stopniu wynikają z tytułów, wcześniej pełnionych ról, formalnej pozycji w grupie. Np. może się zdarzyć, że w zespole jest osoba, która wcześniej uczestniczyła w realizacji jakiegoś projektu, wobec tego grupa zdecyduje „Ty masz już doświadczenie, wiesz jak się to robi, weź więc na siebie rolę lidera naszego zespołu”.
Role formalne w dużej mierze wiążą się z określonymi wymaganiami i oczekiwaniami. Członkowie grupy będą zapewne oczekiwać, że lider pokieruje pracami zespołu, będzie „ogarniał” swoją pamięcią i uwagą wszystkie działania podejmowane przez zespół by doprowadzić do realizacji założonego celu, będzie wspierał i motywował poszczególnych członków grupy, stworzy i utrzyma poczucie wspólnoty w grupie itp.
Role nieformalne w rzeczywistości są pełnionymi przez poszczególnych członków grupy funkcjami wynikającymi z wewnętrznych predyspozycji i związanymi z cechami jednostki. Role te ustalają się na drodze wzajemnego oddziaływania pomiędzy właściwościami jednostki i innych członków grupy oraz pojawiają się na skutek interakcji grupowej. Jeśli jakaś osoba w trudnych i stresujących sytuacjach życiowych radzi sobie zamieniając wszystko w żart, to istnieje duża szansa, że w zespole przyjmie rolę „błazna grupowego” i dla rozładowania silnych emocji w grupie będzie w „krzywym zwierciadle” pokazywał problemy; grupa czerpiąc z tego zachowania korzyści w postaci obniżenia napięcia, może w innych sytuacjach oczekiwać od tej osoby podobnego zachowania.
Czy rola w danej grupie jest „dożywotnia”? Oczywiście, że nie. Czasami sami członkowie zespołu, w związku ze zmieniającą się rzeczywistością (np. odejściem, nieobecnością jakiejś osoby) lub nowymi wyzwaniami, decydują się na zmianę swojej roli. Niekiedy przyczynkiem do takiej zmiany może być zachęta kogoś z otoczenia lub chęć rozwoju i zdobycia nowych doświadczeń.
Analiza podejmowanych ról i decydowanie się na zmiany w tym zakresie mają istotne znaczenie dla naszego rozwoju. Dzięki temu zyskujemy nowe umiejętności związane z radzeniem sobie z wyzwaniami, uczymy się elastycznego reagowania oraz poszerzamy wachlarz sposobów radzenia sobie w różnych trudnych sytuacjach, z których możemy skorzystać. Osoba dojrzała to taka, która potrafi „coś sobie wziąć” z każdej z ról, przyjąć cechy i umiejętności niezbędne do prawidłowego, satysfakcjonującego, pełnego funkcjonowania w społeczeństwie.
(2)Rola „do wzięcia” – czyli 8 najważniejszych ról potrzebnych dla sprawnego działania zespołu
Nie od dziś ludzie obserwują, że istnieją zespoły sprawnie działające, wykonujące skutecznie swoje zadania, zadowolone z podejmowanej współpracy i takie, których praca jest nieefektywna, a w relacjach między członkami zespołu „coś zgrzyta”. Nie od dziś ludzie zadają sobie pytanie: jak sprawić, żeby nasz zespół pracował sprawnie? Być może Ty również teraz nad tym się zastanawiasz.
Poszukiwaniem odpowiedzi na to pytanie zajął się m.in. dr M. Belbin. Poświęcił na to dziewięć lat, w czasie których badał zachowania menagerów z całego świata. Belbin zaobserwował, że na efekty mają wpływ nie tylko wykształcenie, doświadczenie i umiejętności członków zespołu, ale również ich cechy osobowości, style komunikowania się itp. Zatem aby praca w zespole dobrze szła należy dobrać ludzi nie tylko „dobrze przygotowanych” (wykształcenie, umiejętności), ale również „dopasowanych” (cechy, style komunikacji). Na tej podstawie powstała Teoria Ról Zespołowych.
Dr Belbin wyróżnił osiem ról, które można podejmować w zespole. Przy tym zauważył, że „niezapełnienie” jakiejś roli powoduje w zespole tarcia i utrudnia wykonanie zadania. Nie oznacza to bynajmniej, że dobrze funkcjonujący zespół powinien liczyć 8 członków. Jeśli w działaniach uczestniczy mniej osób, to niektóre muszą wziąć na siebie więcej niż jedną rolę. Jeśli zaś zaangażowanych w działania jest więcej, to odpowiedzialność za pełnienie ról rozkłada się na więcej osób.
Każda rola niesie ze sobą mocne i słabe strony. Natomiast jeśli osoby pełniące te role działają razem, wówczas wzajemnie się uzupełniają. Przyjrzyjmy się poszczególnym rolom:
Filar – jest obowiązkowy, pracowity, konsekwentnie dąży do wykonania zadania, praktyczny, samodzielny; umie wcielać w życie pomysły zarówno swoje jak i innych osób; wykonuje działania złożone i strukturalne; jest przewidywalny w swoich działaniach; w jego zachowaniu dominuje zdrowy rozsądek i dyscyplina; natomiast brak mu elastyczności.
Lider – człowiek otwarty i elastyczny, który potrafi dostrzegać mocne strony i potencjał w ludziach (m.in. co kto może wnieść do realizacji zadania); dobrze czuje się jako koordynator prac ludzi o różnych kompetencjach; nie ulega uprzedzeniom i każdego człowieka traktuje indywidualnie i z szacunkiem; posiada umiejętność motywowania innych; opanowany, znający swoją wartość, pewny siebie; natomiast jego umiejętności kreatywnego działania nie są bardzo rozwinięte – woli poruszać się w obszarach już poznanych.
Człowiek czynu – żyje po to, żeby działać; angażuje się do ostatka we wszystko co robi; inicjuje zadania i potrafi pokonać „bezwład” zespołu; pełni rolę „lokomotywy” zespołu; jest otwarty, natomiast nie skupia się na problemach interpersonalnych, robi wrażenie, jakby był ponad to.
Twórca (innowator) – człowiek obdarzony talentem i nieprzeciętną wyobraźnią; posiada ogromny zasób wiedzy i umiejętności; chętnie podejmuje wyzwania i stara się im sprostać; potrafi zachować się w niecodziennych i nieprzewidywalnych sytuacjach; działa niekonwencjonalnie, nie zważając na „utarte szlaki”; nie jest osobą specjalnie towarzyską – indywidualista, raczej poważny; może mieć tendencję do przeceniania własnego doświadczenia.
Człowiek kontaktu – komunikatywny, otwarty, łatwo nawiązujący relacje z innymi ludźmi; posiada umiejętności negocjowania; szperacz – wyszukuje wszystko co nowe, chętnie bada nowości, reaguje na wyzwania; ma łatwość korzystania z zasobów spoza zespołu; niekiedy łatwo się „zapala”, ale też łatwo „gaśnie” (gdy mija pierwsza fascynacja).
Oceniający (ewaluator) – wnikliwy i analityczny, rozważny, trzeźwo myślący; ma łatwość analizowania, wartościowania i oceniania; posiada duży potencjał intelektualny, zdolność do chłodnej kalkulacji; potrafi rozwijać koncepcje i sugestie; bywa odbierany jako outsider, szorstki i zdystansowany; swoim zachowaniem może obniżać motywację zespołu, zniechęcać.
Dusza zespołu – spokojny, bezkonfliktowy, towarzyski, skromny, wrażliwy, lojalny; zapobiega konfliktom w grupie, działa „łagodząco”, przez co umożliwia pełne zaangażowanie wszystkim członkom zespołu; buduje klimat w grupie; potrafi dostosowywać się do zaistniałej sytuacji; bywa chwiejny i niezdecydowany w sytuacjach stresujących.
Perfekcjonista – precyzyjny, pilny, sumienny, uporządkowany, nastawiony na realizację celów; nieoceniony w zadaniach, które wymagają dużej koncentracji i precyzji; konsekwentny w działaniu, doprowadza do końca wszystko co zacznie; pilnuje harmonogramu i czasu wykonania działania.
(3)Role w zespole a wykonywane zadanie
Skoro już wiadomo, jakie role mogą przyjmować poszczególni członkowie grupy, warto zastanowić się w jaki sposób te role mają się do wykonywanego zadania. Osoby pełniące różne role mają różne predyspozycje. Jedne z tych osób mają większe umiejętności interpersonalne, inne są bardziej skoncentrowane na zadaniu, jedne mają większe predyspozycje do pracy grupowej, inne preferują działania samodzielne itd. Mając tę wiedzę można w taki sposób rozdzielać działania, by członkowie zespołu w maksymalnym stopniu wykorzystywali swoje możliwości i umiejętności. I odwrotnie – można unikać takich „rozdań” zadań, które uniemożliwiają efektywne działanie. Błędem może się okazać np. przydzielenie „oceniającemu” zadania polegającego na prowadzeniu negocjacji ze sponsorami, natomiast z powodzeniem zadanie to mógłby wykonać „człowiek kontaktu”. Natomiast ten ostatni może mieć więcej kłopotów z wykonaniem szczegółowego rozliczenia zadania niż „perfekcjonista”. Itd.
Co zatem warto zrobić, zanim rozdzieli się zadania? Z pewnością warto słuchać osobistych preferencji poszczególnych członków zespołu. Ponadto pomocne może być odpowiedzenie sobie na kilka poniższych pytań:
* Jaki cel chcemy osiągnąć i jakie zadania się z nim wiążą?
* Jakich predyspozycji wymaga wykonanie poszczególnych zadań?
* Jakie osoby w naszym zespole podejmują poszczególne role?
* Na ile poszczególne zadania wymagają współpracy?
* Kto z kim potencjalnie ma szansę współpracować z powodzeniem?
* Jaki jest udział danej roli w osiąganiu celu, który stoi przed nami?
* Na ile role pełnione przez poszczególne osoby są „sztywno” ustalone?
* W jakich sferach kluczowych dla naszego zadania osoby pełniące określone role powinny osiągnąć wyniki (bo ich cechy i wymagane predyspozycje dla danego zadania są zbieżne)?
* Czego wobec tego będziemy oczekiwać od poszczególnych osób?
* W jaki sposób będziemy mierzyć osiągane przez członków zespołu rezultaty?
Dokonanie takiej analizy przez zespół zajmuje trochę czasu, natomiast może ono w ostatecznym rozrachunku pomóc uniknąć trudności podczas realizacji i w związku z tym zwiększyć tempo i efektywność prac nad projektem.
Tekst opracowała: Katarzyna Leśniewska
